Persbericht schrijven en sturen in 9 stappen: zo wordt ‘ie wél opgepakt

Wanneer heb je een persbericht nodig? En hoe schrijf je een goed persbericht? Redacties ontvangen er dagelijks tientallen, waarvan een hoop direct in de prullenbak belanden. Hoe zorg jij ervoor dat jouw persbericht eruit springt en wél wordt overgenomen? Een goed persbericht schrijven doe je zo!

Een persbericht is in bepaalde gevallen nog altijd effectief en een goed geschreven persbericht kan een-op-een overgenomen worden door de media. Een persbericht schrijven is echter een vak apart. Verplaats je in de rol van de journalist. Wat is het nieuws? Hoe houd je het vlot en helder? Hoe zorg je dat het geen groot jubelend verkooppraatje wordt? En waar begin je vervolgens met schrijven van een goed persbericht? Deze 9 stappen geven houvast.

1. Wat is een goed persbericht en wanneer is het relevant?

Een goed persbericht bevat nieuwswaarde en prikkelt de journalist. Je wilt dat jouw nieuws opgepakt wordt door de media zodat je verhaal de wereld in wordt gebracht en het een grote groep mensen bereikt. Het bericht bevat dus nieuws, is relevant, bevat een prikkelende kop, een duidelijke opbouw en is foutloos geschreven. Heb je geen écht nieuws? Dan is het persbericht niet het juiste middel om te zetten.

2. Wie wil je bereiken met je persbericht?

Je hebt helder wat je nieuws is. Wie moet hier vanaf weten? Wie wil je bereiken en waarom? De lezers van een regionale krant en een groot online magazine zijn bijvoorbeeld heel verschillend. Maak dat helder voor jezelf en zoek op basis daarvan geschikte media om te benaderen met jouw persbericht. Voor het ene bedrijf is een regionale krant juist een belangrijke speler, voor het ander is dat juist voor het online magazine.

Lees ook: Zo start je met jouw PR in 7 stappen

3. Hoe schrijf je een goed persbericht?

Dan volgt voor velen het lastigste: waar begin je met het schrijven van een persbericht? Een persbericht moet niet lang en moeilijk zijn, beter nog: houd het simpel en beperk je tot een A4. Structuur is daarbij heel belangrijk. Je weet welk nieuws je wilt delen. Houd het vlot. Bedenk een nieuwswaardige en prikkelende kop. Beantwoord in de lead de 5 W’s en H: wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe. Staar je hier echter niet blind op. Maar wees wel duidelijk en biedt de lezer gedegen informatie. De intro mag niet langer dan 50, max 60, woorden zijn. Daarnaast moet een goed persbericht oprolbaar zijn. Dat wil zeggen: het belangrijkste nieuws staat bovenaan het artikel. In de daaropvolgende alinea’s staat informatie die relevant is, maar deze kunnen ook eventueel geschrapt worden door de journalist zonder dat er iets essentieels verdwijnt.

Lees ook: Dit zijn de 10 meest gemaakte fouten in persberichten

4. Zorg dat je persbericht goed leesbaar is

Een journalist heeft weinig tijd en dus is het belangrijk dat je je persbericht zo schrijft dat het in theorie 1-op-1 geplaatst kan worden. Een journalist gaat zeker niet jouw persbericht (volledig) herschrijven. Naast een goede opbouw, moet het dus ook vlot lezen. Elke ‘leek’ moet het bericht goed kunnen begrijpen. Vermijd daarom jargon of andere moeilijke woorden. Maar voorkom ook te lange en wollige zinnen. Maak gebruik van tussenkopjes zodat in een oogopslag duidelijk wordt wat waar staat.

5. Lees je persbericht na

Lees het persbericht voordat je het uitstuurt nog eens goed na. Zie je door de bomen het bos niet meer en dansen de woorden voor je ogen? Laat het door iemand anders tegenlezen. Want een persbericht met spelfouten belandt direct in de prullenbak.

6. Op welke dag en tijdstip kun je je persbericht het beste uitsturen?

Het verzendmoment van jouw bericht is van invloed op hoe het wordt onthaald. Stuur bijvoorbeeld geen persberichten op of vlak voor de woensdag, wanneer veel mensen vrij zijn. Vermijd ook de vrijdagmiddag. Ook dan zijn veel mensen vrij en het weekend staat voor de deur. Het bericht wordt vaak pas maandag gelezen: je belandt dan op de grote stapel en sommige nieuwtjes hebben dan hun nieuwswaarde verloren.

Houd ook belangrijke dagen in je achterhoofd bij het verzenden van jouw persbericht. Rondom verkiezingen, Koningsdag of andere grote gebeurtenissen ligt de prioriteit van de media vaak ergens anders dan bij jouw bericht.

7. Belangrijke aanvullende informatie

Onderaan het persbericht voeg je extra informatie toe, zoals de gegevens van de contactpersoon voor meer informatie. Gaat het om groot nieuws dat pas een paar dagen later naar buiten mag? Dan zet je duidelijk in de mailregel en bovenaan het persbericht: onder embargo.

8. Bijlagen

Voeg extra belangrijke aanvullende informatie toe als een aparte bijlage om het overzichtelijk te houden. Denk aan aanvullende documenten, lijsten, video’s en afbeeldingen. Zorg er ook voor dat de afbeeldingen van goede kwaliteit zijn. Hoe groter en scherper de foto, hoe beter. Let er wel op dat je email niet te zwaar wordt, want sommige inboxen kunnen de hoeveelheid mb’s niet aan. Zet in dat geval alles in Dropbox (of een soortgelijke partij) en stuur de link van de map mee in de mail.

9. Maak het persoonlijk

Elk medium is weer anders. Een kant-en-klare bulkmail voelt onpersoonlijk voor de ontvanger. Richt je mail dan ook direct aan de journalist of contactpersoon. Zo is de ontvanger sneller geneigd iets over te nemen. Die persoonlijke note kan het kleine verschil maken en zorgen voor plaatsing. Toch van plan om je bericht naar een grote groep te sturen en is een persoonlijke benadering te veel werk? Er bestaan gepersonaliseerde opties in programma’s zoals Mailchimp. Wees hier echter niet te enthousiast in.

Meer weten? Of kom je er toch niet helemaal uit? We helpen je graag!